Datenschutz

I. Kontaktinformationen des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

Deutsche Triathlon gGmbH (nachfolgend auch „DTG“ oder „wir“ genannt)
Otto-Fleck-Schneise 8
60528 Frankfurt
Telefon: +49 (0) 69 / 677 205-0

Email: info@triathlonD-events.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter henkel@triathlondeutschland.de

II. Datenverarbeitungsvorgänge

1. Anmeldung zum Wettkampf über die Veranstaltungswebsite

Im Zusammenhang mit der Anmeldung werden die folgenden personenbezogenen Daten des Anmelders und des/der von ihm angemeldeten Athleten erhoben:

Stammdaten des Anmelders bzw. des ggf. abweichenden Athleten (insbesondere Name, Vorname, Anschrift, Nationalität, Geburtsdatum, Altersklasse, Geschlecht, ggf. Verein, ggf. Firma, ggf. DTU Startpassnummer)
E-Mail-Adresse des Anmelders bzw. des ggf. abweichenden Athleten
Telefonnummer
Ggf. Zahlungsinformationen (z.B. Kontodaten des Anmelders bzw. des ggf. abweichenden Athleten)
Gesundheitsinformationen des Athleten (Risiken/Medikamente/Allergien)
Kontaktdaten eines Ansprechpartners für Notfälle
IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Anmeldung

Diese Daten werden für Zwecke der Durchführung und Abwicklung des Vertrags sowie für Zwecke der Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verarbeitet. Hervorzuheben sind die folgenden Verarbeitungszwecke:

Zahlungsabwicklung
Vertragsdokumentation (Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen und Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung)
Ablaufplanung/Startnummernvergabe
Erstellung/Veröffentlichung von Teilnehmerlisten
Medizinische Versorgung
Zeitmessung
Erstellung/Veröffentlichung von (historischen) Ergebnislisten
Mediale Berichterstattung
Kontaktaufnahme (z.B. bei/zur veranstaltungsbezogenen Rückfragen, Zahlungsaufforderung, Interviewanfragen, Kontaktierung Dritter in Notfällen wie Verletzungen oder Unfällen, Zusendung von Dankes- und Gratulationsschreiben)
Personalisierte Urkundenerstellung
Zuordnung und Zusendung von Foto- und Videomaterial

Rechtsgrundlage für die in dieser Ziffer genannten Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragsanbahnung, Vertragserfüllung). Weitere Rechtgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c), d), e) und f) DSGVO. Die Erhebung der Daten erfolgt insbesondere in unserem und Ihrem Interesse, im Notfall Dritte (z.B. des Notfallkontakts oder medizinischen Personals) zu kontaktieren. Auch entspricht es unserem, Ihrem und dem Interesse der mit der Planung, Organisation und Durchführung betrauten Dritten, die genannten Daten für eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung und zur Kontaktaufnahme für die genannten Vertragszwecke (z.B. Interviewanfragen, (kurzfristige) Änderungen im Veranstaltungsablauf, Betreuung vor Ort) zu verarbeiten. Die Verarbeitung entspricht zudem unserem, Ihrem und dem Interesse der Öffentlichkeit, über Veranstaltungen, Starter- und Ergebnislisten informiert zu werden.

Die Speicherung der IP-Adresse sowie des Zeitpunkts der Anmeldung erfolgt aufgrund unseres Interesses, Ihre Anmeldung nachweisen und gegebenenfalls einen möglichen Missbrauch Ihrer personenbezogenen Daten aufklären zu können. Daher sind die diesbezüglichen Verarbeitungsvorgänge außerdem über Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung) gerechtfertigt.

2.Benutzerkonto

Im Zusammenhang mit dem Anmeldeprozess besteht ggf. die Möglichkeit, ein Benutzerkonto anzulegen. Im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Benutzerkontos werden die insbesondere folgenden personenbezogenen Daten erhoben/verarbeitet:

Stammdaten (z.B. Name, Vorname, Nationalität, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Verein, ggf. Firma, ggf. DTU Startpassnummer, Zahlungsinformationen),
IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung,
Vertragsinformationen, Zugriffsberechtigungen, Informationen über bisherige Wettkämpfe/Ergebnisse.

Die Daten werden gespeichert, um Athleten den Anmeldeprozess für Folgeveranstaltungen zu erleichtern und ihnen einen Überblick über ihre bisherigen Wettkämpfe und Ergebnisse zu geben. Auch dient die Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Benutzerkonto der Vertragsdokumentation (Nachweis der Zustimmung zu den Vertragsbedingungen und der Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung).

Es besteht jederzeit die Möglichkeit, das Benutzerkonto zu löschen.

Rechtsgrundlage für die in dieser Ziffer genannten Verarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragsanbahnung, Vertragserfüllung). Auch liegt es in unserem und Ihrem Interesse, Ihnen eine nutzerfreundliche Anmeldung zu ermöglichen und hilfreiche Übersichten zu den von Ihnen bestrittenen Wettkämpfen zu geben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Die Speicherung der IP-Adresse sowie des Zeitpunkts der Registrierung erfolgt aufgrund unseres Interesses, Ihre Anmeldung nachweisen und gegebenenfalls einen möglichen Missbrauch Ihrer personenbezogenen Daten aufklären zu können. Daher sind die diesbezüglichen Verarbeitungsvorgänge außerdem über Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung) gerechtfertigt.

3.Newsletter

Etwa im Zusammenhang mit dem Anmeldeprozess besteht die Möglichkeit, unseren Newsletter zu bestellen, der in unserem Auftrag und auf unsere Weisung von einem externen Dienstleister betrieben wird. Der Newsletter enthält Informationen zu bevorstehenden Wettbewerben und andere Neuigkeiten/Informationen rund um das Thema Triathlon (wozu auch (Produkt-)Werbung zählen kann). Im Zusammenhang mit unserem Newsletter speichern wir allein Ihre E-Mail-Adresse, die dabei ausschließlich für den Versand des jeweiligen Newsletters verwendet wird, sowie die IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit der Registrierung,

Nach Anmeldung wird Ihnen eine E-Mail zugestellt, in der Sie den Erhalt des Newsletters über einen Link („Registrierung bestätigen“) nochmals bestätigen (sog. Double-Opt-In-Verfahren). Der Newsletter kann jederzeit abbestellt werden. Dies kann etwa durch Anklicken des Abmeldelinks in der Kopfzeile des Newsletters, über unsere Homepage oder durch die Versendung einer E-Mail an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse erfolgen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Zusendung des Newsletters ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung). Die Speicherung der IP-Adresse sowie des Zeitpunkts der Registrierung erfolgt aufgrund unseres Interesses, Ihre Anmeldung nachweisen und gegebenenfalls einen möglichen Missbrauch Ihrer personenbezogenen Daten aufklären zu können. Daher sind die diesbezüglichen Verarbeitungsvorgänge außerdem über Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung) gerechtfertigt.

Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Link zum Widerruf der Zusendung des Newsletters befindet sich in jeder Newsletter-E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf aufgrund einer Einwilligung erfolgten Verarbeitung und der auf sonstige Rechtfertigungen gestützten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

4. Organisation und Planung der Veranstaltung

In Vorbereitung der Veranstaltung werden den Athleten Startnummern zugewiesen und Teilnehmerlisten erstellt. Die Teilnehmerlisten werden im Vorfeld der Veranstaltung auf der Veranstaltungshomepage veröffentlicht und enthalten die folgenden Daten: Name, Vorname, Nationalität, Geschlecht, Altersklasse, Startnummer, ggf. Verein und gemeldeter Wettkampf.

Zwecke und berechtigte Interessen dieser Datenverarbeitungsvorgänge sind die Information der Athleten und Interessierten sowie die Sicherstellung des reibungslosen Veranstaltungsablaufs. Rechtsgrundlage für die in dieser Ziffer genannten Datenverarbeitungsvorgänge sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO (Vertragserfüllung, berechtigte Interessen).

5. Anfertigung von und Umgang mit Fotos, Videos und Interviews

Am Veranstaltungstag werden Foto- und Videoaufnahmen angefertigt und möglicherweise Interviews (gemeinsam auch: „Aufnahmen“) mit den Athleten geführt. Dies erfolgt durch uns oder durch von uns beauftragte Foto- und/oder Videodienstleister. Aufgrund der Größe der Veranstaltung ist es nicht möglich, einzelne Personen aus den Aufnahmen herauszuschneiden.

Die Aufnahmen werden zum Zwecke der bebilderten Berichterstattung, zu Werbezwecken (z.B. für Folgeveranstaltungen) und dazu angefertigt sowie genutzt, den Athleten entsprechendes Bildmaterial zur Verfügung stellen zu können.

Die Aufnahmen werden an Dritte, insbesondere den Deutsche Triathlon Union e.V., Otto-Fleck-Schneise 8, 60528 Frankfurt am Main (nachfolgend auch: die „DTU“), weitergeben, welcher die Aufnahmen ebenfalls für Zwecke der Berichterstattung und Werbung (z.B. für eigene Veranstaltungen) nutzt.

Rechtsgrundlage für die in dieser Ziffer genannten Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung). Außerdem erfolgt eine Rechtfertigung über Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Denn die Anfertigung, Speicherung und (kommerzielle) Nutzung und Weitergabe der Aufnahmen an die DTU, entspricht unserem berechtigten Interesse als Veranstalter und dem berechtigten Interesse der DTU als deutschem Triathlon-Dachverband, audiovisuell von dem Event zu berichten. Außerdem haben wir und die DTU ein berechtigtes Interesse daran, mit den Aufnahmen für Folgeveranstaltungen zu werben und Event-Impressionen zu vermarkten.

6. Erfassung von Ergebnissen, Veröffentlichung von Ergebnislisten

Am Veranstaltungstag werden Ergebnisse (Laufzeiten, Platzierungen) erfasst und im Nachgang in Form von Ergebnislisten veröffentlicht. Diese enthalten die folgenden personenbezogenen Daten: Name, Vorname, Startnummer, Geschlecht, Altersklasse, ggf. Verein, Ergebnis (Laufzeiten, Platzierung). Wir sowie die DTU veröffentlichen die Ergebnisse auf unseren Plattformen (insbesondere unseren Websites).

Zweck der Erfassung und Veröffentlichung der Ergebnisse/Ergebnislisten ist die Ermittlung eines Siegers, die Erstellung personifizierter Urkunden sowie die (dauerhafte) Informierung der Teilnehmer und der Öffentlichkeit.

Rechtsgrundlage für die in dieser Ziffer genannten Datenverarbeitungsvorgänge ist primär Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung). Die Rechtmäßigkeit beruht außerdem auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung). Insbesondere die dauerhafte Speicherung und Veröffentlichung der Ergebnislisten entspricht unserem berechtigten Interesse als Veranstalter und jenem der DTU als deutscher Triathlon-Dachverband, eine historische Ergebnisdatenbank zu pflegen, auszuwerten und entsprechende Informationen interessierten Personen anbieten zu können.

III. Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nur in dem für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang und nur dann an Dritte übermittelt, wenn dies zur Vertragserfüllung, aufgrund Ihrer Anfrage/Einwilligung oder zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen sowie der übrigen in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Zwecke erforderlich ist.

Teilweise können Dienstleister auf diese Daten zugreifen, die wir mit Aufgaben wie Verkaufs- und Marketingservices, Vertragsmanagement, Programmierung, Datenhosting und Hotline-Services, aber auch mit praktischen Aufgaben bei der Planung, Organisation und Durchführung der Wettkämpfe beauftragen. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus, überwachen sie und sichern den sorgsamen Umgang mit den Daten.

Insbesondere zum technischen Betrieb der Veranstaltungs- und Anmeldewebsite, der Verwaltung der Wettkampfanmeldungen (inklusive der Zahlungsabwicklung), dem Versand unseres Newsletters sowie dem Erstellen und Verwalten von Starterlisten greifen wir auf „technische Dienstleister“ zurück, die in unserem Auftrag nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter handeln.

Zur Planung, Organisation und Durchführung sowie medialen Begleitung und Nachbereitung der Wettkämpfe greifen wir zudem auf „operative Dienstleister“ zurück. Auch sie handeln, soweit in diesen Datenschutzhinweisen nicht anders beschrieben, in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter. Die operativen Dienstleister sind in technischer Hinsicht insbesondere mit der Zeitnahme sowie dem Erstellen und Übermitteln von Ergebnislisten, audiovisuellem Material (Fotos, Videos, Interviews) und personifizierten Urkunden betraut. In praktischer Hinsicht sind wir vor und während der Veranstaltung ebenfalls auf die Unterstützung lokaler Partner (z.B. Kommunen und/oder medizinische Organisationen wie DLRG oder DRK) sowie der DTU als Triathlon Dachverband angewiesen, die uns bei der Planung, Organisation und Durchführung der Wettkämpfe unterstützen. Auch an diese Partner werden personenbezogene Daten der Athleten nur in dem erforderlichen Ausmaß und zu den in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecken weitergegeben.

Erfolgt eine Anmeldung zu Betriebssportmeisterschaften – dies ist eine optionale Zusatzwertung bei einigen Wettkämpfen – werden die personenbezogenen Daten des Athleten (insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Firma, Startnummer, E-Mail-Adresse, Ergebnis) an den jeweils zuständigen Betriebssportverband zu Zwecken der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) übermittelt.

Eine Weitergabe der Daten an Empfänger außerhalb des EWR ist nicht geplant. Sollte dies dennoch geschehen, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. aufgrund einer Angemessenheitsentscheidung der EU Kommission für das jeweilige Land oder die Vereinbarung sogenannter EU Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) oder Ihre Einwilligung in die Weitergabe vorliegt.

IV. Dauer der Speicherung; Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich so lange, wie dies zur Erbringung der Dienste oder zur Durchführung unserer Vereinbarungen erforderlich ist bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung haben. In allen anderen Fällen löschen wir Ihre personenbezogenen Daten umgehend mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen (z.B. sind wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Dokumente wie z.B. Verträge für einen gewissen Zeitraum vorzuhalten).

V.Ihre Rechte

Nach den Regelungen der Art. 15-20 DSGVO haben Sie das Recht, von uns Auskunft über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Weiterhin haben Sie das Recht, eine Berichtigung, eine Löschung oder eine Einschränkung der Verarbeitung der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Außerdem können Sie die uns zur Verfügung gestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt bekommen bzw. – soweit technisch machbar – zu verlangen, dass die Daten einem Dritten übermittelt werden.

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde zu erheben, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.

(Stand: 18.09.2024)